 |
| |
| |
FC filter-regler (bloker spam)
FirstClass-klienten giver mulighed for automatisk filtrering og sortering af e-mail til mailbox og konferencer. Der er ingen begrænsning på antallet af regler for en given mailbox eller konference, og nye regler kan tilføjes efter behov.
* Åbn FC-MailBox (eller højreklik på ikonet på skrivebordet) og vælg Samarbejde/Collaborate --> Regler/Rules.
I det fremkomne billede er der tre nye værktøjsknapper til oprettelse af hhv. modtage-, sende- og avancerede regler.
1. Håndter indkommende post (Modtag/Receive Rule)
 * Klik på værktøjsknappen for New Receive Rule. Følgende billede fremkommer nu:
 * Klik på pilen til højre for indtastningsfeltet under If: og vælg den kuvertoplysning, der skal filtreres/sorteres på, fx The sender.
 To nye felter dukker nu op til højre for det første felt:
 * Vælg et relevant kriterium (fx contains) og indsæt den tekst, afsenderoplysningerne skal indeholde (her Jonna Smith), i sidste felt.
* Vælg en handling ved at klikke på pilen til højre for indtastningsfeltet under Then: (fx File in folder) og indsæt navnet på en mappe i mailbox’en i det nye felt, der fremkommer.
OBS! Mappen skal eksistere, inden reglen gemmes.
 * Klik på Save.
* Omdøb reglen, så den er nem at genfinde, hvis den skal tilrettes.
Bemærk, at i overensstemmelse med FirstClass’ klassiske principper bliver en mappe ikke markeret med et rødt flag, selvom der er nye meddelelser i den. Leverandøren (Open Text, tidligere Centrinity) har overvejet, om man skulle fravige dette princip og hejse flaget ved mapper, der opsamler indkommende post i henhold til filtrerings- og sorteringsreglerne. Men indtil videre må man altså selv tjekke sine opsamlingsmapper for ny post med jævne mellemrum.
2. Håndter udgående post (Send Rule)
På samme vis som ovenfor kan oprettes senderegler, der fx arkiverer post til Jonna Smith i mappen Til og fra Jonna eller al afsendt post i Udbakke.
 3. Brug for flere kriterier? (Avanceret/Advanced Rule)
Avancerede regler bruges, når mere end ét kriterium skal ligge til grund for fx en (fra)sortering, eller når forskellige kriterier alle skal lede frem til den samme handling. Avancerede regler kan specificeres for både indkommende og udgående meddelelser. Man kan også lave regler, der kun effektueres, når man udtrykkeligt beder om det (Run Manually), og da kun på tilgængelige objekter, der er markeret.
Nedenfor er vist en MailBox-regel, der ved manuel afvikling flytter mere end 3 uger gamle objekter af typen Message (dvs. almindeligt meddelelsesformat) over i mappen Gl. korrespondance. Reglen afvikles ved at markere alle objekter på øverste niveau i MailBox'en og vælge Message --> Run Manual Rules.
 4. Blokér spam-mail
Hvis man er træt af, at enkelte SPAM-mails slipper igennem universitetets mailfilter, kan man lave en regel, der placerer indkommende mails med udvalgte nøgleord i emnefeltet i en mappe, som kan tjekkes og tømmes ved lejlighed. (NB: Mappen skal findes, før reglen oprettes, og ligge i den container, reglen skal virke på, fx ens personlige MailBox).
Hvis man er fuldstændigt sikker på, at der ikke er nogen risiko for, at ønsket post indeholder de valgte nøgleord, kan man i stedet slette meddelelserne med det samme (vælg Then: Delete silently).
* Højreklik fx på MailBox-ikonet på FC-skrivebordet og vælg Rules.
* Opret en ny Advanced Rule og udfyld felterne som vist her (nøgleord dog efter eget valg):
 FC Filter Rules (Block Spam)
By version 7.1 of the FirstClass-klienten it is possible to automatically filter, and sort, e-mail to the personal MailBox and conferences. There is no limit to the number of rules for a given mailbox or conference, and new rules can be added when needed.
* Open your FirstClass MailBox and select Collaborate --> Rules.
You'll now see a window with tool bar buttons for the creation of (respectively) receive, send, and advanced rules.
1. Handle incoming mail (Receive Rule)
* Click on the tool bar button for New Receive Rule to get the following window:
* Click on the arrow next to the input field below If: and select the header information to be filtered or sorted by, e.g. The sender.
Two new fields appear next to the first field:
* Select a relevant criterion (e.g. contains) and type the text which the information must contain (here Jonna Smith) in the last of the three fields.
* Choose a type of action by clicking on the arrow next to the input field under Then: (e.g.File in folder), and typing the name of a folder in your MailBox in the new field that appears.
NB! The folder must exist by the time the rule is saved.
 * Click on Save.
* Rename the rule so that it's easy to find if you need to adjust it.
Note that in keeping with the classical principles in FirstClass, a folder is not marked with a red flag, even if it contains new messages. The vendor (Open Text, used to be Centrinity) has considered abandoning this principle, and to hoist the flags next to folders that collect incoming mail according to filter rules. But until further notice, you are encouraged to check your collection folders for new mail every so often.
2. Handle outgoing mail (Send Rule)
In the same manner as described above, send rules can be created to e.g. store all messages to Jonna Smith in the folder To & from Jonna, or all sent messages in the folder Sent Mail.
 3. Need more criteria? (Advanced Rule)
Advanced rules are used when more than one criterion is required to e.g. sort mail, or when different criteria should all lead to the same action. Advanced rules can be specified for both incoming and outgoing messages. It is also possible to create rules that take effect only when you specifically ask for it (Run Manually), and then only on accessible objects which have been marked.
The example shown here is a MailBox rule which, when run manually, moves objects more than 3 weeks old to the folder Old correspondence, if and only if the objects are messages (i.e. standard form type for MailBox and conferences). The rule is executed by marking all objects at the top level of the MailBox, then selecting Message --> Run Manual Rules.
4. Block spam mail
You may create a rule which places incoming mail in a separate folder if the subject contains any given keyword. (NB! The folder must exist by the time the rule is saved). If you are absolutely sure that there is no risk of wanted mail containing any of the keywords then you may opt to have the mails deleted immediately by selecting Then: Delete silently.
* Right-click on e.g. the MailBox icon on your FirstClass Desktop and select Rules.
* Create a new Advanced Rule and fill in the form as shown here (keywords by your own cholBox).
2009-12-29 | Karen Viberg, Fælles IT
| ||