 |
| |
| |
FC adresser/mailinglister
Problem 1: Kopiering af adresseliste fra dokument
Er det muligt at markere en hel adresseliste i fx Word og kopiere den samlet over i en mailingliste i FirstClass, i stedet for at skulle skrive eller klippe-klistre hver enkelt adresse ind i mailinglisten?
Svar 1:
Ja! Bare markér hele listen i Word-dokumentet (det skal være en oversigt med kun én adresse i hver linie) og "træk" den over i "Members"-feltet i en ny mailingliste i FirstClass vha. musen.
Problem 2: Fælles adressebog (kontaktdatabase)
Kan man lave en fælles adressebog og på den måde dele mailinglister?
Svar 2:
Med version 8 af FirstClass er det blevet muligt at oprette såkaldte kontaktdatabaser, som kan deles med andre. Fremgangsmåden er som følger:
1. Åbn det vindue, hvori kontaktdatabasen ønskes oprettet (fx. direkte på FC-skrivebordet eller i en fælleskonference).
2. Vælg Fil/File --> Ny/New --> Ny kontaktdatabase/New Contact Database.
3. Højreklik på kontaktdatabasen og vælg Egenskaber/Properties. Udfyld navnefeltet samt evt. anden information.
4. Højreklik på kontaktdatabasen og vælg Tilladelser/Permissions. Udfyld som et minimum "Hvem/Who"-feltet og "Adgang/Access"-feltet. (OBS: Hvis kontaktdatabasen er oprettet i et område, som andre ikke umiddelbart har adgang til - fx. det personlige FC-skrivebord eller MailBox'en - skal navnene på de øvrige brugere sættes ind i abonnentlisten).
5. Opret enkeltadresser og mailinglister i kontaktdatabasen som i den personlige adressebog eller kopier eksisterende adresser/lister fra adressebogen til databasen vha. venstre museknap + Ctrl. (OBS: Kopiering virker kun, hvis hverken adressebog eller kontaktdatabase er i "View by Index Card"-mode).
Derefter skal det sikres, at alle med adgang til kontaktdatabasen kan sende meddelelser til adresserne og mailinglisterne i den. Adresserne og listerne skal optræde i FirstClass-kataloget, og de skal blive foreslået, når man indtaster dele af et navn i "To"-feltet i en meddelelse. De skal med andre ord bringes til at fungere nøjagtig som de enkeltadresser og mailinglister, man har i sin personlige adressebog.
6. Gå helt ud af FirstClass ved at klikke på Exit-ikonet i værktøjslinien på FC-skrivebordet - og log ind igen.
7. Højreklik på kontaktdabaseikonet og vælg Tilføj til skrivebord/Add to Desktop. Der dukker nu et ekstra kontaktdatabaseikon op på FC-skrivebordet.
8. Træk det nye kontaktdatabaseikon ind i den personlige adressebog vha. musen.
9. Gå endnu engang helt ud af FirstClass og log endnu engang ind igen.
Hver enkelt bruger af kontaktdatabasen skal gøre pkt. 6-9 én gang. Tjek bagefter i FirstClass-kataloget, at enkeltadresserne og mailinglisterne fra kontaktdatabasen nu optræder sammen med adresserne & listerne fra den personlige adressebog øverst i katalogvisningen. Er det tilfældet, er alt godt.
Fremover kan der rettes, slettes og tilføjes i kontaktdatabasen efter behov, og de ajourførte oplysninger vil straks være tilgængelige i katalog og meddelelser for alle brugerne af kontaktdatabasen, uden at man behøver at gentage ovenstående.
FC Addresses/Mail Lists
Problem 1: Copy mail list from document
Is it possible to copy a mail list from e.g. Word into a FirstClass mail list, without having to type (or copy-paste) each individual address?
Answer 1:
Yes! Just mark the entire list in the Word document (it must be a list with only one address in each line), and "drag" it to the Members field in a new FirstClass mail list.
Problem 2: Shared address book (contact database)
Is it possible to create an address book in a shared conference, and in this way share mail lists?
Answer 2:
With version 8 of FirstClass it's been made possible to create so-called contact databases, which can be shared with others. The procedure is as follows:
1. Open the resource in which you wish to create the contact database, e.g. your FirstClass DeskTop, or a shared conference.
2. Select File --> New --> New Contact Database.
3. Right-click on the contact database, and select Properties. Fill in the name field and any other relevant information fields.
4. Right-click on the contact database, and select Permissions. Fill in the Who field and the Access field. (NB: If the contact database was created in an area which others do not have access to -- e.g. your FirstClass DeskTop or MailBox -- then you have to insert the names of the other users in the List of Subscribers).
5. Create contacts and mail lists in the contact database, just as you would in your personal address book, or copy existing contacts/lists from the address book to the database, using the left mouse button + Ctrl. (NB: Copying works only if neither the address book nor the contact database is in View by Index Card mode).
Afterwards, each user of the contact database must be enabled to send messages to the addresses and mail lists in the contact database. The addresses and lists must appear in the FirstClass Directory, and pop up when parts of a name are typed in the To field of a message. In other words: They must be made to work exactly like the addresses and mail lists in a personal address book.
6. Exit FirstClass completely by clicking the Exit icon in the tool bar of your FirstClass Desktop -- then log in again.
7. Right-click on the contact database icon and select Add to Desktop. An extra contact database icon will now appear on your FirstClass Desktop.
8. Drag the new contact database icon into your personal address book, using the mouse.
9. Once more, exit FirstClass completely, and once more, log in again.
Each user of the contact database must follow the above procedure once. Afterwards, check the FirstClass Directory to make sure that the addresses and mail lists from the contact database now appear in the directory, together with the addresses and mail lists from your personal address book. If this is the case then all is well.
Henceforth, any changes and additions made to the contact database will be available to all users of it immediately, without anybody having to repeat the above procedure.
2006-09-08 | Karen Viberg, HUM-IT
| ||